5 conseils pour bien gérer un contrat multi-sites

1/ Étudier ses besoins très en amont

Pour partir sur des bases solides, la clé est d’établir avec son fournisseur de gaz naturel une relation de confiance, qui fonctionne efficacement et dans la durée. Il est donc important d'avoir une bonne connaissance de vos besoins et des enjeux auxquels vous allez faire face au moment de lancer votre appel d’offres. Devez-vous aligner les dates de début de fourniture de vos différents sites ? Avez-vous le pouvoir de signature pour l’ensemble ? Prévoyez-vous d’ajouter ou de retirer des sites en cours de contrat ? Exposez-les clairement à votre fournisseur, il vous proposera une offre adaptée et même sur-mesure – l’assurance qu’aucune erreur ne viendra pénaliser votre productivité par la suite.

2/ Déterminer le périmètre de son ou ses contrat(s)

Lorsque l'on gère plusieurs sites, il est peut être plus efficace d'opter pour un seul contrat, plutôt que pour plusieurs contrats séparés (chacun pouvant concerner plusieurs sites). Vous y gagnerez en simplicité sur le plan administratif. À l'inverse, pour les multi-sites nationaux, c’est à dire les sites qui sont à la fois dans le Nord et dans le Sud, cela est peut être plus intéressant de différencier vos contrats par zone géographique pour obtenir le meilleur prix pour chacune des zones. Notez que parfois, « multi-sites » signifie en réalité « multi-entités ». Le contrat et la facturation peuvent alors également être fractionnés par entités juridiques. Dans ce cas, vous aurez un contrat par entité.

3/ Regrouper les factures de ses sites

Votre contrat vous permet de gérer 200 sites ? Mais vous ne souhaitez pas recevoir 200 factures pour autant ! En général, le plus efficace reste de pratiquer un regroupement de vos sites de consommation par périmètres : selon la zone géographique, l'activité, la taille des bâtiments à alimenter ou l'entité juridique, par exemple. La mise en place de la facturation doit pouvoir s’adapter le plus possible à votre organisation administrative. Discutez-en avec votre fournisseur : il vous conseillera afin de choisir le regroupement qui vous convient le mieux !

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4/ Demander un portail de gestion de ses consommations

Dans le cas des multi-sites, le portail de gestion des consommations permet de comparer des sites, de consolider la data de site à site – par segments d'analyse propres –, ou encore d’anticiper la facturation. Il est parfois difficile d’établir des prévisions réalistes. Votre fournisseur peut vous donner accès à un portail en ligne vous permettant d'accéder à vos données de consommation (en temps réel ou d'une année à l'autre), à des tableaux de bord consolidés, à des prévisions de consommation… Parvenir à une gestion efficace de plusieurs sites impose de trouver les bons outils et le bon fournisseur. Cela vous permettra d'avoir un maximum de visibilité sur votre budget et d’avoir l’offre la plus intéressante par rapport à vos usages. Attention ! Certains fournisseurs offrent l’accès aux portails de gestion, tandis que d’autres le facturent. À vous de vérifier ce point pour éviter les mauvaises surprises.

5/ Vérifier la simplicité des entrées et sorties de nouveaux sites dans le périmètre du contrat

Le cas se présente régulièrement dans le cadre des contrats multi-sites : un lieu de consommation s'ajoute, un autre ferme… Pour éviter d'avoir à établir un nouveau contrat, demandez la mise à disposition d'un formulaire unique (moins de démarches administratives), ainsi que l'instauration d'une tolérance de mouvements cohérente avec vos prévisions de développement. Enfin, assurez-vous que votre fournisseur pourra gérer les démarches de raccordement directement avec le gestionnaire de réseau, ce sera autant de démarches en moins à votre charge ! Vous gérez un contrat multi-sites ? Vous avez fait le choix d’une offre qui correspond à vos besoins spécifiques ? Partagez vos astuces de gestion dans l'espace réservé aux commentaires !