Comment bien préparer son assemblée générale de copropriété ?
L'assemblée générale des copropriétaires, ou AG de copro, constitue un moment fort dans la vie d'une copropriété. D'importantes décisions, sur la structure des bâtiments comme sur les équipements et les travaux, peuvent être prises durant cette réunion, rendue obligatoire – à un rythme annuel au moins – par l'article 7 du décret n°67-223 du 17 mars 1967. Comment s'y préparer sérieusement ? Quels sont les éléments à réunir, les informations à collecter ? Le maGAZine vous explique tout, pour que tout se déroule le plus sereinement possible.
Assemblée générale de copropriété : ce que dit la loi
Commençons par un petit rappel des règles. L'assemblée générale des copropriétaires doit se tenir au minimum une fois par an, dans un délai de 6 mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent. Par exemple, avant le 30 juin si votre exercice comptable s'achève au 31 décembre. En revanche, la loi ne précise pas le nombre d'AG qui doivent être organisées dans l'année : cette réunion peut se tenir autant de fois que nécessaire !
Qui peut la convoquer ? Trois options sont fixées par la réglementation :
• le syndic de copropriété ; • le conseil syndical ; • un ou plusieurs copropriétaire(s), représentant au minimum le quart des voix de l'ensemble des copropriétaires (ou un nombre de voix moins élevé, si le règlement de copropriété le prévoit).
Notez que dans les deux derniers cas, la demande doit être formulée par courrier recommandé avec accusé de réception ou par acte d'huissier.
Fixer l’ordre du jour d’une assemblée générale de copropriété
L'assemblée générale est convoquée. Le moment est venu de préparer l'ordre du jour, c'est-à-dire de définir tous les sujets qui devront être abordés durant la réunion des copropriétaires. C’est le rôle du syndic et du conseil syndical (notamment en ce qui concerne le budget prévisionnel, en respect de la loi ALUR).
L'ordre du jour doit être clair et sans ambiguïté : il doit en effet permettre à chacun de se prononcer « pour » ou « contre » chaque proposition. Gare aux oublis ! Si des sujets non inscrits à l’ordre du jour peuvent être évoqués lors de l’assemblée générale de copropriété, ils ne pourront faire l’objet d’un vote. Un copropriétaire qui souhaite inscrire une question complémentaire doit faire parvenir, dans les meilleurs délais, une demande par lettre recommandée.
À l’ordre du jour figureront des sujets essentiels – et pour certains obligatoires – au bon fonctionnement d'une copropriété :
• l’élection d’un nouveau syndic ; • l’approbation des comptes annuels ; • la modification de la répartition des charges ; • l’entretien courant de l’immeuble ; • l’approbation ou non des travaux exceptionnels, etc.
Convoquer les copropriétaires à l’assemblée générale
La convocation à l'assemblée générale de copropriété doit être envoyée au moins 21 jours avant la date d'échéance, par lettre recommandée avec accusé réception (électronique ou classique), par remise contre récépissé ou par remise contre signature. Cette convocation doit comporter les éléments suivants :
• le lieu, la date et l'heure ; • l'ordre du jour ; • les modalités de consultation des justificatifs de charges (par exemple, le gaz naturel) et de dépenses réalisées pour la gestion de l'immeuble, avant la tenue de l'assemblée.
D'autres éléments peuvent également être annexés à la convocation d’AG :
• les documents comptables et financiers, le projet de budget prévisionnel avec le comparatif du dernier budget, si les comptes doivent être approuvés ; • les devis, si le vote de travaux figure à l’ordre du jour ; • le compte rendu du conseil syndical et/ou le récapitulatif des sommes perçues par le syndic au titre de sa propre rémunération, de manière facultative.
Préparer les sujets d’une assemblée générale de copropriété
Pour qu’une assemblée générale de copropriété se déroule sereinement et aboutisse à des actions pertinentes et efficaces, chaque sujet inscrit à l’ordre du jour doit être préparé avec minutie, à commencer par le budget prévisionnel. Celui-ci, établi en concertation avec le conseil syndical, doit être voté chaque année pour l'exercice comptable suivant.
Il s’agira alors d’établir un budget qui permettra le bon fonctionnement de la copropriété et d’anticiper d’éventuels imprévus, sans peser trop lourdement sur les finances des copropriétaires. Parmi les éléments à budgéter : les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble.
Une assemblée générale de copropriété, ça se prépare ! Ordre du jour, convocation, certaines étapes sont encadrées légalement. L’assemblée en elle-même demande également une préparation approfondie des sujets pour permettre aux copropriétaires de voter sereinement. Le volet énergétique peut occuper une place importante dans cette réunion. Retrouvez tous nos conseils dans notre article dédié.
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